temaer
Pressefoto fra Partner Advokater
PERSONOPLYSNINGER i ansættelsesforhold

Af advokat Steen Witthøfft, PARTNER Advokater 01.11.2017

 

Når persondataforordningen den 25. maj 2018 træder i kraft, vil der blive stillet høje krav til arbejdsgivernes behandling af personoplysninger i ansættelsesforhold.

 

Du skal som arbejdsgiver fremover sikre dig, at du har lov til at behandle personoplysninger om dine ansatte, og du skal kunne dokumentere, at du behandler deres oplysninger efter reglerne.

 

 

Du skal have samtykke
Den letteste måde at sikre dig, at du har lov til at behandle dine ansattes persondata er ved at indhente et samtykke fra dem.

 

Forordningen stiller krav til, at et samtykke skal være specifikt, udtrykkeligt og frivilligt.

 

Specifikt

At samtykket skal være specifikt betyder, at du som arbejdsgiver skal angive præcist hvilken slags personoplysninger, der skal behandles og hvorfor du vil behandle disse oplysninger. Det vil ikke være tilstrækkeligt blot at få samtykke til, at du generelt må behandle personoplysninger om dine medarbejdere – det er for bredt. Derimod vil det f. eks. være tilstrækkeligt med en angivelse af, at der gives samtykke til, at du som arbejdsgiver bruger den ansattes navn, adresse, kontooplysninger og CPR-nummer med henblik på udbetaling af løn og rapportering til SKAT.

 

Udtrykkeligt

At samtykket skal være udtrykkeligt betyder, at det skal fremgå tydeligt af ansættelseskontrakten, at der gives samtykke til behandling af de nærmere definerede personoplysninger. Vi anbefaler, at samtykkeerklæringen er fremhævet i ansættelseskontrakten og står et fremtrædende sted, så medarbejderen er fuldt bevidst om, at der ved underskrift gives samtykke til, at personoplysninger om dem må indhentes og behandles.

 

Frivilligt

Samtykket skal afgives frivilligt fra medarbejderen. Det betyder, at du ikke må true med, at det kan få konsekvenser, hvis medarbejderen ikke vælger at give sit samtykke. Det kan faktisk diskuteres, om en medarbejder nogensinde kan give et 100% frivilligt samtykke, da en medarbejder eller en jobansøger som oftest vil ”risikere noget” ved at afvise arbejdsgiverens anmodning om indhentelse og behandling af personoplysninger.

 

Forordningen har overladt det til de enkelte EU-lande selv at tage stilling til brugen af samtykke i ansættelsesforhold, og I Danmark har vi generelt været af den opfattelse, at man godt kan give et frivilligt samtykke til sin arbejdsgiver, selv om man er i et ansættelsesforhold. Det forventes derfor, at en ansat fortsat vil kunne give samtykke til behandling af sine personoplysninger, medmindre særlige forhold taler imod dette.

 

 

Indhentelse og opbevaring af personoplysninger

Som arbejdsgiver skal du kunne dokumentere, at du har lov til at behandle personoplysninger om dine medarbejdere, samt at du kun opbevarer dem så længe, det er nødvendigt.

 

Indhentelse af oplysninger som f. eks. de ansattes navn, adresse, kontonummer osv. kan begrundes i, at de er nødvendige at have for, at du som arbejdsgiver kan opfylde ansættelseskontrakten med den ansatte.

 

De såkaldte ”følsomme” oplysninger som den ansattes helbredsoplysninger, race, religiøse overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og politiske ståsted må kun behandles, hvis den ansatte samtykker hertil. Som arbejdsgiver er det særligt helbredsoplysninger, der kan blive aktuelle at behandle.

 

En oplysning om, at en medarbejder er på nedsat tid grundet dårlig ryg, eller en kalender, der viser de forskellige ansattes sygedage vil være at anse som helbredsoplysninger. Du skal derfor sikre dig, at du har et dokumenteret samtykke fra medarbejderen om, at du gerne må opbevare helbredsoplysninger om dem med henblik på tilrettelæggelse af arbejdet. Et sådant samtykke kan f. eks. indgå som en del af ansættelseskontrakten.

 

Alle oplysninger må som udgangspunkt opbevares op til 5 år efter ansættelsens ophør.

 

 

Oplysninger om strafbare forhold

Der findes tre former for straffeattester: private straffeattester, offentlige straffeattester og børneattester. Ved almindelige ansættelser indhentes typisk private straffeattester.

 

Private straffeattester om jobansøgere kan kun indhentes ved jobansøgerens samtykke. Samtykket skal være skriftligt og leve op til de øvrige krav om, at et samtykke skal være frivilligt, specifikt og udtrykkeligt.

 

Inden du beder om en straffeattest skal du også iagttage et sagligheds- og proportionalitetskrav. Det betyder, at indhentelsen og behandlingen af straffeattesten skal være relevant for den søgte stilling. Man må ikke indhente straffeattester som standardprocedure, og det er heller ikke begrundelse nok, at man vil have et bredt og betryggende helhedsbillede af medarbejderen eller jobansøgeren. Hvis man derimod skal ansætte en ny regnskabschef, vil det være relevant at vide, om vedkommende har begået formueforbrydelser tidligere. I dette tilfælde må man gerne bede om at se en straffeattest. Man må dog ikke bede om at se den med henblik på f. eks. at tjekke, om vedkommende er dømt for vold, hvilket ikke er direkte relevant for den arbejdsopgave, der skal iagttages.

 

Hvis stillingen er af en sådan beskaffenhed, at det vil være relevant at se en straffeattest, må du gerne undlade at ansætte en ansøger med den begrundelse, at de ikke vil vise sin straffeattest.

 

 

Indhentelse af oplysninger om ansøgere
Mange virksomheder indhenter allerede i forbindelse med ansættelsen personoplysninger om ansøgeren, f. eks. i form af referencer fra tidligere arbejdsgivere.

 

I relation til indhentelse af referencer telefonisk og på mail, skal du som arbejdsgiver have et specifikt samtykke til dette fra jobansøgeren.

 

Du kan som arbejdsgiver også indhente offentligt tilgængelige oplysninger om ansøgeren på internettet. Dette kan f. eks. ske ved en Google-søgning eller ved en søgning på LinkedIn, Instagram eller Facebook. Du må uden samtykke gerne indhente og behandle de oplysninger, jobansøgeren selv har gjort offentlige. Hvis ansøgeren derimod f. eks. har en lukket Facebook-profil, som du har fået adgang til gennem en bekendt, der er ”venner” med ansøgeren, skal du have et samtykke fra ansøgeren, før du må indhente oplysningerne.

 

 

Dit ansvar
Det er dit ansvar at sikre, at du behandler persondata lovligt, når de nye regler træder i kraft.

 

Hvis en privatperson ikke mener, at din virksomhed behandler personoplysninger efter reglerne, kan de klage til Datatilsynet, som så vil tage sagen til domstolene med henblik på at få idømt din virksomhed en bøde på op til 4% af din bruttoomsætning. Det er derfor en god idé at være forberedt, når reglerne træder i kraft.

 

Vi vil over den næste periode skrive en række artikler om, hvordan du praktisk og økonomisk får omlagt din virksomhed til at behandle persondata efter de nye regler. Vi vil fokusere på behandling af personoplysninger i ansættelsesforhold, i forbindelse med markedsføring og på de sociale medier, samt behandling af personoplysninger i forbindelse med outsourcing af IT-drift.

 

Hvis du har konkrete spørgsmål til den nye persondataforordning og hvad den kommer til at betyde for din virksomhed, er du velkommen til at sende en mail >

 

Vi ønsker alle et godt efterår.

frise forsideligenu 5425
Det lokale rederi Erria overtager vietnamesisk selskab
Køgerederiet Erria har nu overtaget det vietnamesiske selskab Mermaid Maritime Vietnam.
Læs mere >
EU-penge giver mindre virksomheder i Køge-området et digitalt løft
Virksomheder på Sjælland har knækket koden. Digitalisering er blevet en gamechanger for os, lyder det fra bl.a. vækstvirksomheden Leon Hansens Maskinfabrik i Køge
Læs mere >
Connect Køge Invest giver iværksættere ny ramme for investeringer
Nu lanceres ny platform for investorer med lokale erhvervsfolk i spidsen.
Læs mere >
En historisk dag på Køge Havn
Fredag blev de sidste 1200 meter af den ambitiøse havneudvidelse færdiggjort som afslutningen på et mere end 15-årigt projekt
Læs mere >
Ny grøn bydel i to plan på Collstrupgrunden i Køge
Et nyt grønt bykvarter med masser af liv i to plan er på vej midt i Køge.
Læs mere >
Smartphone video-kursus for begyndere
Vi lærer dig at lave professionelle videoer
Læs mere >
Køge Idrætspark er med Hal 3 og ny foreningsbygning klar til indvielse
Med sine 4000 kvadratmeter, spillercafé og mobile tilskuerpladser er Hal 3 på Køge Idrætspark en gevinst for alle, der elsker idræt.
Læs mere >
Bagedyst-kendis bag ny havnecafe på Søndre Havn
Med sine 4000 kvadratmeter, spillercafé og mobile tilskuerpladser er Hal 3 på Køge Idrætspark en gevinst for alle, der elsker idræt.
Læs mere >
Bagedyst-kendis bag ny havnecafe på Søndre Havn
Med sine 4000 kvadratmeter, spillercafé og mobile tilskuerpladser er Hal 3 på Køge Idrætspark en gevinst for alle, der elsker idræt.
Læs mere >
Alle partier i Køge Byråd skrev under på budgetaftalen for 2022
Onsdag aften indgik alle byrådets partier forlig og skrev under på årets budgetaftale
Læs mere >
Klimasikring, bilfrit torv og idrætspark: Her er de vigtigste punkter i budgetaftalen
Onsdag aften indgik alle partier i Køge Byråd et bredt forlig og skrev under på budgetaftalen for årene 2022-25
Læs mere >
Kom og oplev Vækstfabrikkens nye lokaler i Køge centrum
Vækstfabrikken Køge er flyttet ind til centrum i store, lyse og inspirerende lokaler på Nørregade
Læs mere >
DFDS flytter Klaipeda-godsrute til Køge Havn
Køge Havn har indgået aftale med DFDS om flytning af Fredericia/København-Klaipeda ruten til Køge
Læs mere >
nyhedsbrev
uge 51      12. - 18. december 2022
tirsdag 13. december kl. 16:00
Juridisk rådgivning for iværksættere >
uge 52      19. - 25. december 2022
tirsdag 20. december kl. 16:00
Juridisk rådgivning for iværksættere >
kn logo e frise arkiv II

Køgenu.dk/e

erhvervspartnere:

koegenu erhverv beierholm revision
kne partneradvokater farve
Jobcenter hvid bagg eps
koegenu erhverv connect koege(2)
koegenu erhverv koege kyst
koegenu erhverv dagbladet koege
ErhvervsAvisen logo
koegenu aogj dk andersson og jantzen reklamebureau(2)
kn logo hvid bund sponsor(1)
kn logo hvid bund sponsor
koge logo colorcodes
KØGENU.DK

Sjællandske Medier A/S
Torvet 10
4600 Køge

T: 56 65 07 01

LEDELSE

Martin Foss
T: 56 65 82 00

WEBMASTER

Sjællandske Medier, Køge
T: 56 65 07 01

BOGHOLDERI

Sjællandske Medier

OM KØGENU.DK